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Os Sete Imperativos para manter reuniões no caminho certo

 

Não há nada mais irritante do que uma reunião que nunca mais acaba! Como gerente, é sua responsabilidade certificar-se que as pessoas não se vão desviar do centro da questão ou fazer discursos intermináveis​​. Mas como pode manter as pessoas focadas sem se tornar num capataz ditador ou esmagar a criatividade dos participantes?

A boa notícia é que a gestão de reuniões não é uma ciência intrincada: você provavelmente já sabe o que deve fazer. A má notícia é que manter a reunião no caminho certo requer disciplina e poucas pessoas fazem o esforço para fazê-lo direito. As empresas movem-se cada vez mais rápido nos dias de hoje e poucos gestores têm tempo para preparar as suas reuniões com antecedência. Mas andar a correr agora vai custar-lhe mais tarde. Então, se você se está a preparar para uma reunião de equipa semanal para discutir a estratégia da sua divisão, é importante colocar algum esforço. Saiba como pode tornar a sua  próxima reunião mais produtiva ainda:

 

  1. Torne claro o propósito da reunião – Pode evitar uma série de problemas ao comunicar o propósito da reunião logo desde o início. Enviar uma agenda e qualquer material de apoio antecipadamente para que as pessoas saibam o que se vai falar na reunião. Considere enviar também uma lista de pontos não serão discutidas na reunião. Frente a cada item pode também indicar os papéis de cada participante – eles estão a compartilhar informações, a contribuir com ideias, ou encarregues de tomar uma decisão?

 

  1. Controlar a duração – As reuniões podem ficar fora de controlo se houver muitas pessoas na sala. Provavelmente, eles não vão estar atentos ou assumir a responsabilidade pelo que está a acontecer. Por outro lado, com muito poucas pessoas pode não ter bastante diversidade de opinião. Inclua apenas aqueles que são essenciais para a reunião.

 

  1. Defina o tom certo – Como gestor você é responsável por garantir que as pessoas se sentem confortáveis ​​o suficiente para contribuir. Defina o tom certo modelando uma mentalidade de aprendizagem. Em vez de usar o tempo para convencer as pessoas do seu ponto de vista, esteja aberto a ouvir as perspectivas dos outros participantes. Explique que você não tem todas as respostas, nem qualquer outra pessoa na sala. Esteja disposto a estar errado. Você quer que os participantes vejam a reunião da equipa como um puzzle – o papel deles é trazer as várias peças sobre a mesa e descobrir como se encaixam.

 

  1. Gerir os faladores – As pessoas costumam fazer discursos em vez de fazer perguntas. É difícil cortar um”falador”, mas às vezes é necessário. Sugestão: dizer “Ok João, você está absolutamente certo, podemos falar mais sobre isso depois?”. Obtendo o seu acordo vai garantir que ele não volta ao seu discurso na próxima oportunidade. Para alguém que já sabe de antemão que tem a tendência em se alongar nas reuniões, converse com eles antes do tempo ou durante uma pausa e peça que mantenham os seus comentários curtos para permitir que outras pessoas também sejam ouvidas.

 

  1. Tangentes de controlo – Por vezes, não é que um indivíduo se alongue a falar por muito tempo, mas levanta pontos estranhos, que são contíguos, mas realmente não relacionados. Tente recentrá-los na agenda.

 

  1. Faça transições cuidadosas – Normalmente os líderes vão de tópico para tópico, avançando quando estão prontos para avançar, mas as pessoas nem sempre se movem à mesma velocidade e podem ficar presas no passado. Antes de transição de um item da agenda para outro pergunte se todos já terminaram com o tópico actual. Isso ajudará a manter a conversa focada.

 

  1. Termine a reunião bem – Uma reunião produtiva precisa de acabar com o pé direito para definir o cenário para que o trabalho continue. Pergunte aos participantes: “Quais são os próximos passos? Quem deve assumir a responsabilidade por cada um deles? E em que prazo limite?  Registe as respostas e envie um e-mail para que todos estejam no memso pé. Isto ajuda também com a responsabilização spbre as tarefas que precisam de ser cumpridas.

 




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